Kommunedirektøren har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften §1). Arkivleder er blitt delegert det daglige fag- og personalansvaret for kommunens arkiv-, post- og budtjeneste.

Rælingen kommune har siden forrige store omorganisering (2005) hatt ett sentralt arkiv, med lokaler i rådhuset. Arkivavdelingen har i tillegg til arkivleder tre arkivkonsulenter i full stilling, og en konsulent som har ansvar for post-, bud- og kopieringstjenester.
I tillegg har enkelte eksterne enheter en arkivansvarlig person, for eksempel skolene.

Kommunen gikk over til fullelektronisk sak-/arkivsystem i perioden 2005, og i tiden som fulgte ble det utarbeidet rutiner for arbeidsflyt for sakarkivet (den administrative delen av arkivet). 1.1.2015 gikk kommunen over til fullelektronisk arkiv også for personalarkivet og arkivet for klienter/brukere. Bygningsarkivet ble fullelektronisk fra 1.1.2018, mens reguleringsarkivet fortsatt er delvis papirbasert. Det vil si at alle dokumenter skannes inn og produseres i sak-/arkivsystemet, men reguleringssaker oppbevares i papir.

I tillegg til sak-/arkivsystemet, benyttes egne journalsystemer innen helse og omsorg. Dette gjelder blant annet barnevern, sosiale tjenester, institusjonstjenester og hjemmebaserte tjenester.

Arkivleders rolle

• Ivareta arkivfaglig ansvar på vegne av administrasjonssjefen (organisasjonssjefen)
• Lede, utvikle og drive arkivavdelingen
• Bidra til at kommunens arkivtjeneste utføres i samsvar med lover og forskrifter for offentlig arkivdrift
• Bidra med arkivfaglig ressurs i alle prosjekter/arbeidsgrupper der sluttproduktet innebærer arkivdanning og senere forvaltning av arkivene
• Personalansvar for avdelingens ansatte
• Delansvarlig for enhetens samlede resultater
• Sette avdelingens ansatte i stand til å nå fastsatte mål
• Ansvarlig for utvikling av en kultur i avdelingen som gjenspeiler og bygger opp under kommunens visjon og verdier
• Identifisere forbedringsmuligheter og iverksette forbedringer og utviklingsarbeid som sikrer kvalitet og effektiv ressursutnyttelse
• Sikre at avdelingens internkontrollsystem, formaliseringer, - og prosesser er innrettet i henhold til gjeldende kontrollbehov, at avdelingens internkontrollsystem, formaliseringer, - og prosesser etterleves, overvåkes og kontinuerlig forbedres, samt lede avdelingen mot måloppnåelse.
• Ansvar for innspill til enhetens budsjett innenfor avdelingens ansvarsområde/fagområde
• Faglig ansvar for kommunens arkivmateriale
• Overordnet ansvar for å samle, bevare og tilgjengeliggjøre arkivverdig dokumentasjon for nåtiden og ettertiden

Arkivavdelingens og arkivarenes oppgaver:

Arkivavdelingen har systemansvar for kommunens arkiv- og saksbehandlingssystem, driver informasjonsforvaltning og
dokumentbehandling og drifter kommunens post- og kopieringstjeneste.

• Bidra til at kommunens arkivtjeneste utføres i samsvar med lover og forskrifter for offentlig arkivdrift
• Bidra til at arkivverdige og journalpliktige dokumenter blir lagret/oppbevart slik at kommunen
• kan dokumentere sin virksomhets saksbehandling for ettertiden, etter krav i arkivloven med
• forskrifter.
• Støtte kommunens saksbehandlere slik at politisk og administrativ saksbehandling blir
• dokumentert
• Sørge for at brukere av kommunens sak-/arkivsystem får den hjelp og veiledning de har
• behov for

Øvrige ansattes ansvar:

All saksbehandling skal skje i Elements. Unntak er klientdokumentasjon, der helseenhetene har egne journalsystemer*. Dersom annet fagsystem er benyttet til saksbehandling, skal journalpliktig og/eller arkivverdig dokumentasjon legges over i Elements.

Saksbehandlere og ledere skal:

• Vite noe om hvilke dokumenter som skal bevares
• Vite hvordan innsynsforespørsler håndteres
• Vite hvilke dokumenter som skal registreres/arkiveres i Elements og hvordan
• Vite hvordan henvendelser som kommer via Elements håndteres
• Sørge for at post som kommer i andre kanaler, og som er journalpliktig eller arkivverdig blir registrert i Elements

*Enheter med egne journalsystemer:

Ved enheter som selv registrerer klientpost i fagsystem, skal postbehandlingen, registrering og eventuell arkivlegging skje i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan.

Lederne ved de enkelte enheter har det administrative ansvaret for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet i enheten er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og med de regler som er fastsatt i arkivplanen. Arkivleder har imidlertid det overordnede ansvaret og skal sørge for opplæring og informasjon til de som har daglig ansvar for dokumentasjon.

Ved avlevering til fjernarkiv blir det administrative ansvaret for avleverte arkivdokumenter overført til kommunedirektøren ved arkivleder.