Når en fysisk arkivserie eller et arkiv avsluttes, skal det ordnes i arkivbokser, etiketteres og listeføres og skilles ut fra aktivt arkiv.   

Det fysiske arkivet kan - dersom fagenheten har plass - bevares hos enheten frem til ca 10 år etter at arkivet ble avsluttet. Deretter - eller tidligere, etter avtale med arkivtjenesten - skal materialet listeføres og avleveres til rådhuset for oppbevaring. 

Arkivtjenesten har utarbeidet en bestandsoversikt over arkivmaterialet som hittil er blitt avlevert eller bortsatt til rådhusets lokaler.

Selve bestandsoversikten er kun tilgjengelig ved forespørsel til postmottak@ralingen.kommune.no  

Eldre arkiver er, når de er ferdig ordnet, tilgjengelig for publikum via www.arkivportalen.no . Her vil publikum kunne søke opp informasjon om det kommunen har. For å få tilgang til selve brevene/filene, må det bestilles innsyn fra Arkivportalen.