Postmottak

Post til Rælingen kommune mottas i ulike, digitale og fysiske kanaler. Arkivtjenesten har ansvar for håndtering av fysisk post, kommunens sentrale e-postmottak (postmottak@ralingen.kommune.no), og post mottatt via FIKS SvarInn, eDialog og Altinn.  

Fysisk post hentes daglig fra post i butikk, åpnes, vurderes, og fordeles. Som hovedregel åpnes all fysisk post adressert til kommunen. Dette gjelder også for post adressert til navngitt person i kommunen. Posten gjennomgås og vurderes i henhold til regler for journalplikt og arkivverdighet, og det vurderes om posten registreres i sak-/arkivsystemet eller videreformidles til enheten/avdelingen som skal ha posten. Post til helse-enhetene, NAV, Legesenteret, helsestasjonen, Rælingen bibliotek og Rælingen vgs åpnes ikke. Digital post adressert til kommunens hovedorganisasjonsnummer, samt til skoler, barnehager og støtteenhetene er satt opp med integrasjon til sak-/arkivsystemet. Digital post til barnevernet og til PP-tjenesten er satt opp med direkte integrasjon til deres journalsystemer.

Digital mottatt post vurderes i hovedsak etter følgende kriterier: 

• Et dokument som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal journalføres.
• Dersom det er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, er det arkivpliktig, og skal dermed også journalføres

I tillegg vurderes hvordan post som ikke registreres i sak-/arkivsystemet skal videreformidles med tanke på om posten inneholder taushetsbelagte opplysninger eller ikke. 

Eksempler på post som ikke registreres, er: 

• Regninger/fakturaer
• Reklame
• Rene informasjonsskriv/rundskriv fra andre virksomheter

For øvrige bestemmelser om hva som registreres, vises det til Riksarkivarens forskrift, og til kommunens bevarings- og kassasjonsplan. 

Post til kommunedirektør og til ordfører:

• Post som er adressert til kommunedirektøren åpnes/leses og vurderes for journalføring/registrering som øvrig post til kommunen, og formidles til den enheten som har ansvar for saken det gjelder. Dersom det registreres i sak-/arkivsystemet, legges det kopi til kommunedirektør
• Post til ordføreren åpnes/leses og vurderes for journalføring/registrering som øvrig post til kommunen, og videreformidles det til ham.

Post som registreres av arkivtjenesten skal følges opp av enheten/avdelingen/saksbehandler.

Post som registreres av arkivtjenesten blir ikke videresendt i papir. Unntak er avtaler og kontrakter eller andre dokumenter som krever fysisk signatur. Disse videresendes fysisk.

Mottatt rekommandert post registreres i egen, fysisk bok og kvitteres for. 

Dagens fysiske post skal være sortert og fordelt så fort som mulig etter ankomst fra post-i-butikk. Det som registreres i sak-/arkivsystemet skal prioriteres før andre registreringsoppgaver, og skal som hovedregel være registrert innen kl. 13.00 samme dag. Digital post håndteres fortløpende. 

Utsendelse av post

Arkivavdelingen har ansvar for frankering og utsendelse av fysisk post for alle kommunens enheter, inkludert NAV og Legesenteret. Se egne rutiner for intern posthåndtering og frister.

Rekommandert post til utsendelse følger egen rutine jf avtale med postleverandør.

Registrering av post i sak-/arkivsystemet

Fysiske brev: 

• Brev som skal registreres påføres saksummer
• Alle dokumenter skannes inn. Unntak er dersom vedlegg er store publikasjoner og disse kan lastes ned elektronisk fra hjemmesiden til virksomheten. Da lastes vedleggene inn elektronisk derfra
• Arkivar må kontrollere at skanningen ble vellykket, og evt rette opp sider som er uleselige eller blanke/snudd opp ned

Digital post: 

• Brev registreres fra den kanalen det er kommet inn
• E-post der selve e-posten er blank, kan denne slettes, så lenge det kommer frem av registreringen hvem e-posten er fra og korrekte kontaktopplysninger er kommet med

Saker/mapper:

• Dersom det allerede finnes en sak det er naturlig å kople innkommet post til, registreres brevet i den saken. 
• Dersom det ikke har vært aktivitet i saken på over et år, anbefales å lage ny sak. 
• Er det tvil om hvilken sak et brev skal registreres i, kontaktes aktuell saksbehandler 

Kvalitetskontroll

• Utgående brev som er sendt ut (ekspedert)
• Interne dokumenter som er ferdigstilt
• Inngående brev som brukere har registrert selv
• Postliste/offentlig journal
• Saker/Mapper opprettet av andre enn arkivarer
• Avslutte mapper som er ferdig fra brukere
• Andre oppgaver fremgår av den stadig gjeldende oppgaveliste i avdelingen

Avvikshåndtering

• Forsendelser som feiler med digital forsendelse
• Signeringsoppdrag som har feilet
• Signeringsoppdrag som er kommet i retur men ikke håndtert
• Dokumenter som ikke er blitt fordelt inneværende uke (på 7 dager)
• Dokumenter fra annet system som eventuelt har feilet i overføring (FIKS Svarut, andre fagsystemer med integrasjon)

Registrering av intern, fysisk post

• Dokumenter som er kommet til arkivavdelingen for arkivering, vurderes på linje med dagens post, og registreres hvis journalpliktig eller på annen måte arkivverdig
• Slike dokumenter skal i hovedsak registreres uten oppfølging fra bruker sin side

Innsynsbegjæringer

Arkivavdelingen har ansvar for å videreformidle henvendelser om innsyn som er kommet til kommunens postmottak, til relevant saksbehandler.

Bestillinger fra postliste: 

Dokumentet (-ene) det bes om innsyn i, søkes opp fra sak-(arkivsystemet). Offentlige dokumenter fra de siste 365 dagene publiseres automatisk i postliste på kommunens nettside. Bes det om innsyn i eldre dokumenter enn det, videresendes til saksbehandler med standardtekst om at vedkommende må vurdere og selv utlevere dokumentene. 

Dersom ett eller flere dokumenter er unntatt offentlighet, sendes kun en lenke til dokumentet fra sak-/arkivsystemet. 

Bestillinger utenom postliste: 

Arkivavdelingen søker opp det det er bedt om innsyn i, og formidler det som finnes til saksbehandler for vurdering. 

Forespørsel om hele saker eller store mengde dokumenter innenfor byggesak kontaktes utbyggingsservice for effektuering av henvendelsen. Arkivavdelingen bistår ved behov.  

Forespørsler om dokumentasjon som finnes i andre fagsystemer formidles til aktuell fagenhet/-avdeling for oppfølging. 

Historisk arkivmateriale:

Arkivavdelingen håndterer henvendelsen selv. Ved behov for avklaring om dokument med taushetsbelagte opplysninger kan utgis eller ikke, kontaktes fagområdet henvendelsen gjelder.